Mit ZUGFeRD doppelt Zeit sparen
Digitalisierung steht für Zeitersparnis. Welche enorme Zeitersparnis elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, im Format ZUGFeRD für einen Elektro- oder SHK-Betrieb bedeuten, zeigt das folgende Praxis-Beispiel:
Das digitale Zeitalter schreitet immer weiter voran und nimmt uns immer mehr überflüssige Arbeit ab. Davon können auch Elektro- und SHK-Betriebe profitieren, indem sie auf elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format setzen. Diese E-Rechnungen erhalten sie von ihrem Lieferanten. Der Vorteil von ZUGFeRD-Rechnungen ist, dass sie sowohl vom Menschen als auch von Maschinen, sprich dem Computer, gelesen werden können. Im elektronischen Postfach des Betriebs landet nur eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung. Dieses Dokument besteht aus einer PDF-Datei im Format PDF/A3 und einer integrierten XML-Datei. Letztere enthält sämtliche Rechnungsdaten in strukturierter Form. Diese Daten können daher ganz einfach ausgelesen und weiterverarbeitet werden, sodass der Betrieb enorm Zeit einsparen kann.
Früher mussten viele Arbeitsschritte erledigt werden, damit die Informationen einer Eingangsrechnung überhaupt in die Unternehmenssoftware gelangten. Das funktioniert mit einer ZUGFeRD-Rechnung alles völlig automatisiert mit wenigen Klicks. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit eingespart.
Die betriebswirtschaftliche Software CATSboss ist perfekt auf dieses Format abgestimmt, denn:
Diese kann sowohl ZUGFeRD-Rechnungen schreiben als auch eingehende ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten verarbeiten. Erhält ein Betrieb also eine Lieferantenrechnung im ZUGFeRD-Format, bietet die Software durch verschiedene Automatismen große Einsparpotenziale im Büro.
Schnelle Rechnungsprüfung garantiert – digital einfach
Beim Rechnungsimport erkennt die Elektro- und SHK-Software das ZUGFeRD-Format automatisch, legt das Rechnungsdokument als digitalen Beleg im Rechnungseingangsjournal ab und liest die relevanten Rechnungsdaten aus. Früher musste die Rechnung eingescannt, händisch der Betrag eingetragen und die weiteren Informationen, die Rechnung betreffend, zugefügt werden. Das war mit Aufwand verbunden, der jetzt entfällt. Doch nicht nur das. Das Format erleichtert die Rechnungsprüfung enorm, da Rechnungen direkt mit der Bestellung verglichen werden können und somit, ohne jeglichen Aufwand, der Überblick über eventuell abweichende Preise nicht verloren geht. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern auch mühseligen Aufwand und verhindert sogar mögliche Flüchtigkeitsfehler.
Gezielte Überwachung der Baustellen – doppelt Zeit gespart
Durch die automatisierte Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnung in der Elektro- und SHK-Software hat der Betrieb auch seine Begleit- und Nachkalkulation im Griff. Das auf der Rechnung ausgewiesene Material bucht die Software auf die dazugehörige Baustelle. Die Software stellt dabei ganz automatisiert das Material in die Nachkalkulation ab. Früher wurden diese Informationen von den Mitarbeitern auf der Baustelle erfasst. Heute macht das die Software selbst. Somit wird viel Zeit und Mühe eingespart: beim Einlesen der Rechnung und bei der Buchung des Materials. Denn das wird alles von CATSboss völlig automatisch erledigt, sodass sich kein Mitarbeiter mehr die zusätzliche Arbeit machen muss.