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Aufgepasst: Die E-Rechnung wird für Unternehmen ab 2025 Pflicht

Mit Verkündung des Wachstumschancengesetzes ist es offiziell und kann schwarz auf weiß nachgelesen werden: Unternehmen haben ab 1. Januar 2025 im Business-to-Business-Umfeld (B2B) Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnung, also in elektronischer Form, zu stellen und zu empfangen.

Keine Übergangsfristen für den elektronischen Rechnungsempfang

Während das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende des Jahres 2027 vorsieht, darf dies nicht darüber hinwegtäuschen, dass es an solchen Übergangsregelungen für den Empfang von E-Rechnungen fehlt. Das heißt konkret: Spätestens am 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, Eingangsrechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.

Auf Wiedersehen Papier- und PDF-Rechnung

Wichtig zu wissen: Dies heißt nicht nur Abschied nehmen von der Papierrechnung, sondern auch von einfachen PDF-Rechnungen. Unternehmen versenden derzeit einen Großteil der Rechnungen im klassischen PDF-Format per E-Mail oder stellen solche zum Download bereit. Doch solche PDF-Rechnungen zählen künftig nicht mehr zu den elektronischen Rechnungen.

Willkommen XRechnung / ZUGFeRD-Rechnung

Unter einer E-Rechnung wird nach den neuen gesetzlichen Anforderungen eine Rechnung im elektronischen Format verstanden, die den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) entsprechen diesen Voraussetzungen, worauf das Bundesfinanzministerium bereits mit Schreiben vom 2. Oktober 2023 verweist.

C.A.T.S.-Software fit für die E-Rechnung

C.A.T.S.-Kunden sind bereits für das Zeitalter der E-Rechnung softwareseitig bestens gerüstet. Seit Jahren schon arbeiten die betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen aus dem Hause C.A.T.S.-Soft, wie die Gebäudetechnik-Software CATSboss, nach den nunmehr vom Gesetzgeber geforderten Standards. Die in CATSboss verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm. So arbeitet der professionelle SHK- und Elektrobetrieb von heute.

Fragen zum Thema? Ein Anruf genügt …

Kunden der C.A.T.S.-Soft können sich mit Fragen rund um das Thema „Versand und Empfang von E-Rechnungen mit CATSboss“ gerne an die Service-Hotline unserer Unit Customer Care wenden. Ein Anruf genügt oder verwenden Sie einfach das Kontaktformular (<- hier klicken).

 

Mit ZUGFeRD doppelt Zeit sparen

Digitalisierung steht für Zeitersparnis. Welche enorme Zeitersparnis elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, im Format ZUGFeRD für einen Elektro- oder SHK-Betrieb bedeuten, zeigt das folgende Praxis-Beispiel:

Das digitale Zeitalter schreitet immer weiter voran und nimmt uns immer mehr überflüssige Arbeit ab. Davon können auch Elektro- und SHK-Betriebe profitieren, indem sie auf elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format setzen. Diese E-Rechnungen erhalten sie von ihrem Lieferanten. Der Vorteil von ZUGFeRD-Rechnungen ist, dass sie sowohl vom Menschen als auch von Maschinen, sprich dem Computer, gelesen werden können. Im elektronischen Postfach des Betriebs landet nur eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung. Dieses Dokument besteht aus einer PDF-Datei im Format PDF/A3 und einer integrierten XML-Datei. Letztere enthält sämtliche Rechnungsdaten in strukturierter Form. Diese Daten können daher ganz einfach ausgelesen und weiterverarbeitet werden, sodass der Betrieb enorm Zeit einsparen kann.

Hybrides Rechnungsformat ZUGFeRD zeichnerisch dargestellt.

Das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD schlägt gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Es ist für Menschen und Maschinen lesbar.

Früher mussten viele Arbeitsschritte erledigt werden, damit die Informationen einer Eingangsrechnung überhaupt in die Unternehmenssoftware gelangten. Das funktioniert mit einer ZUGFeRD-Rechnung alles völlig automatisiert mit wenigen Klicks. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit eingespart.

Die betriebswirtschaftliche Software CATSboss ist perfekt auf dieses Format abgestimmt, denn:
Diese kann sowohl ZUGFeRD-Rechnungen schreiben als auch eingehende ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten verarbeiten. Erhält ein Betrieb also eine Lieferantenrechnung im ZUGFeRD-Format, bietet die Software durch verschiedene Automatismen große Einsparpotenziale im Büro.

Schnelle Rechnungsprüfung garantiert – digital einfach

Beim Rechnungsimport erkennt die Elektro- und SHK-Software das ZUGFeRD-Format automatisch, legt das Rechnungsdokument als digitalen Beleg im Rechnungseingangsjournal ab und liest die relevanten Rechnungsdaten aus. Früher musste die Rechnung eingescannt, händisch der Betrag eingetragen und die weiteren Informationen, die Rechnung betreffend, zugefügt werden. Das war mit Aufwand verbunden, der jetzt entfällt. Doch nicht nur das. Das Format erleichtert die Rechnungsprüfung enorm, da Rechnungen direkt mit der Bestellung verglichen werden können und somit, ohne jeglichen Aufwand, der Überblick über eventuell abweichende Preise nicht verloren geht. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern auch mühseligen Aufwand und verhindert sogar mögliche Flüchtigkeitsfehler.

Gezielte Überwachung der Baustellen – doppelt Zeit gespart

Durch die automatisierte Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnung in der Elektro- und SHK-Software hat der Betrieb auch seine Begleit- und Nachkalkulation im Griff. Das auf der Rechnung ausgewiesene Material bucht die Software auf die dazugehörige Baustelle. Die Software stellt dabei ganz automatisiert das Material in die Nachkalkulation ab. Früher wurden diese Informationen von den Mitarbeitern auf der Baustelle erfasst. Heute macht das die Software selbst. Somit wird viel Zeit und Mühe eingespart: beim Einlesen der Rechnung und bei der Buchung des Materials. Denn das wird alles von CATSboss völlig automatisch erledigt, sodass sich kein Mitarbeiter mehr die zusätzliche Arbeit machen muss.